INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Artt. 13 – 14 Reg. UE 2016/679 (“GDPR”)
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Artt. 13 – 14 Reg. UE 2016/679 (“GDPR”)
1.IDENTITÀ E DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO E DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
EDENRED ITALIA S.R.L, con sede legale in Via G.B. Pirelli 18, 20124 Milano P.IVA 09429840151, codice fiscale e numero di iscrizione nel Registro delle Imprese di Milano n. 01014660417, capitale sociale 5.958.823,00 i.v., società soggetta a direzione e coordinamento di EDENRED S.A. (14-16 boulevard Garibaldi, 92130 Issy-les-Moulineaux, Francia), è il titolare del trattamento dei Dati Personali (in seguito “Edenred” o il “Titolare”).
Il responsabile della protezione dei dati (in seguito “DPO”) è contattabile scrivendo all’indirizzo: EDENRED ITALIA S.R.L – Data Protection Officer – Via G.B. Pirelli 18, 20124 Milano oppure inviando una e-mail all’indirizzo: dpo.italia@edenred.com.
2.FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEI TRATTAMENTI
Finalità
Base Giuridica
Obbligatorietà
2.1
Costruzione del database contente le anagrafiche dei dipendenti del Cliente.
Il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto o all’esecuzione di misure precontrattuali.
La comunicazione dei Dati Personali è un requisito necessario per l’esecuzione del contratto e per l’emissione e fruizione dei titoli di legittimazione elettronici. In caso di mancata comunicazione, il Titolare non potrà emettere e consentire la fruizione dei Ticket Restaurant, Ticket Compliments, Ticket Welfare e della Carta UTA
2.2
Emissione e fruizione dei titoli di legittimazione Ticket Restaurant®, Ticket Compliments®, Ticket Welfare®, Carta UTA.
Il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto o all’esecuzione di misure precontrattuali.
La comunicazione dei Dati Personali è un requisito necessario per l’esecuzione del contratto e per l’emissione e fruizione dei titoli di legittimazione elettronici. In caso di mancata comunicazione, il Titolare non potrà emettere e consentirle la fruizione dei Ticket Restaurant, Ticket Compliments, Ticket Welfare e della Carta UTA.
2.3
Invio di comunicazioni di marketing.
– legittimo interesse, ai sensi dell’art. 130 co. 4 del D.lgs. 30 giugno 2003, n.196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” aggiornato dal D.lgs. 10 agosto 2018, n. 101: in questa ipotesi (eccezione del cd. “soft spam”), il Titolare può utilizzare, a fini di vendita diretta di propri prodotti o servizi, le coordinate di posta elettronica già fornite nel contesto della vendita di un prodotto o di un servizio, senza richiedere nuovamente il consenso, per proporle beni e servizi analoghi a quelli già acquistati.
Qualora l’invio di comunicazioni avvenisse sulla base del “soft spam”, è sempre esercitabile il diritto di opposizione, cliccando sull’apposito link posto all’interno di ciascuna comunicazione di posta elettronica.
2.4
Adempimento degli obblighi amministrativi e fiscali derivanti dall’erogazione e fruizione dei titoli di legittimazione Ticket Restaurant®, Ticket Compliments®, Ticket Welfare®, Carta UTA.
Il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento.
La comunicazione dei Dati Personali è necessaria per permettere al Titolare di adempiere agli obblighi legali. In caso di mancata comunicazione, il Titolare non potrà erogare i servizi sottesi ai titoli di legittimazione Ticket Restaurant®, Ticket Compliments®, Ticket Welfare e Carta UTA.
2.5
Assistenza in relazione all’erogazione e fruizione dei servizi resi da Edenred.
- Il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto;
- Il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare e degli interessati: dopo attenta valutazione, analisi e bilanciamento degli interessi coinvolti, il Titolare ha ritenuto che sia interesse legittimo proprio e degli interessati, rispettivamente, fornire e ricevere assistenza in relazione alla erogazione e fruizione dei servizi del Titolari.
La comunicazione dei Dati Personali è necessaria per fornire assistenza su tutti i nostri servizi e prodotti: in caso di mancata comunicazione, non potremo dare seguito ad eventuali richieste di assistenza o chiarimenti sul funzionamento di tutti i nostri prodotti e servizi.
2.6
Invio di comunicazioni istituzionali sulla società emittente e informazioni di servizio relative ai prodotti e servizi di Edenred.
Il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare e degli interessati: dopo attenta valutazione, analisi e bilanciamento degli interessi coinvolti, il Titolare ha ritenuto che sia interesse legittimo proprio e degli interessati, rispettivamente, fornire e ricevere comunicazioni in relazione alla società emittente nonché su tutti i nuovi partner presso i quali è possibile utilizzare i titoli di legittimazione.
2.7
Invio e ricezione di comunicazioni per raccogliere il grado di soddisfazione dell’Interessato.
Il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare e degli interessati: dopo attenta valutazione, analisi e bilanciamento degli interessi coinvolti, il Titolare ha ritenuto che sia interesse legittimo proprio e degli interessati, rispettivamente, fornire e ricevere comunicazioni e segnalazioni per poter migliorare i servizi e l’assistenza offerti ai fruitori dei titoli di legittimazione.
La comunicazione dei Dati Personali per questa finalità non è obbligatoria: in caso di mancata comunicazione, tuttavia, potremmo non conoscere il grado di soddisfazione e quindi cercare di migliorare i nostri prodotti e servizi per venire incontro anche alle esigenze espresse.
2.8
Adempimento di obblighi previsti dalla Legge italiana, da un provvedimento, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità.
Il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento.
La comunicazione dei Dati Personali è obbligatoria. In caso contrario, il Titolare non potrà più consentire la fruizione dei propri prodotti e servizi.
2.9
Esercizio dei diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio.
Il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare o di terzi.
Per queste finalità, il Titolare ha l’obbligo di trattare i Dati Personali.
2.10
Prevenzione e protezione da frodi e altre transazioni non autorizzate.
il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare e degli interessati: dopo attenta valutazione, analisi e bilanciamento degli interessi coinvolti, il Titolare ha ritenuto che sia interesse legittimo proprio e degli interessati prevenire e proteggere, la società emittente, i beneficiari nonché tutti i soggetti a vario titolo coinvolti nella fornitura e utilizzo dei titoli di legittimazione da frodi e transazioni non autorizzate.
La comunicazione dei Dati Personali è necessaria; in caso di rifiuto, il Titolare non potrebbe proteggere Clienti e interessati da eventuali frodi o transazioni non autorizzate.
2.11
Erogazione di servizi di welfare aziendale ovvero la fornitura di beni e servizi che l’azienda può offrire ai propri dipendenti.
Nell’erogazione dei servizi di welfare aziendale, possiamo agire in qualità di titolari del trattamento oppure come responsabili del trattamento. Quando agiamo come responsabili del trattamento, i relativi titolari hanno l’obbligo di garantire una base giuridica per il trattamento dei vostri Dati Personali, di fornirvi un’idonea informativa sul trattamento degli stessi nonché misure di sicurezza tecniche ed organizzative adeguate. Per tali informazioni, si prega di fare riferimento alle rispettive informative sul trattamento dei Dati Personali.
Qualora agissimo come titolare del trattamento, la base giuridica del trattamento è l’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali.
La comunicazione dei Dati Personali è un requisito necessario per la conclusione e l’esecuzione del contratto. In caso di mancata comunicazione, il Titolare non potrà consentire di usufruire dei servizi di welfare aziendale.
3.CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI
3.1 Per l’erogazione e la fruizione dei Ticket Restaurant®, Ticket Compliments®, Ticket Welfare® e Carta UTA, il Titolare potrà tratterà solo dati personali (nome, cognome, codice fiscale, e-mail, luogo e data di nascita, etc.).
3.2 Per l’erogazione dei servizi di welfare, il Titolare potrà trattare anche categorie particolari di personali dei suoi dipendenti o dei loro famigliari secondo i consensi che saranno raccolti.
4.PRINCIPI, MODALITÀ E SICUREZZA DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
4.1 A seguito di attenta valutazione effettuata da parte del Titolare, i Dati Personali sono:
a. trattati in modo lecito, corretto e trasparente;
b. raccolti per le finalità indicate al paragrafo 3 che precede, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità;
c. adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati;
d. esatti: il Titolare ha adottato misure adeguate per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti rispetto alle finalità per le quali sono trattati;
e. conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati; i dati personali possono essere conservati per periodi più lunghi a condizione che siano trattati esclusivamente a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, conformemente all’articolo 89 GDPR;
f. trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali. Per maggiori informazioni sulle misure di sicurezza adottate dal Titolare clicca QUI.
4.2 I Dati Personali potranno essere trattati sia su supporti cartacei che attraverso strumenti informatici su ogni tipo di supporto informatico idoneo.
5.DESTINATARI O EVENTUALI CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI
5.1 I Dati Personali trattati non saranno oggetto di diffusione a terzi. Potranno comunque venire a conoscenza di tali Dati Personali, in relazione alle finalità di trattamento precedentemente esposte:
- società del Gruppo Edenred che trattano i Dati Personali in qualità di autonomi titolari del trattamento oppure appositamente designate quali Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR;
- soggetti che svolgono, all’interno dei confini dell’Unione Europea, in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR appositamente nominati dal Titolare, finalità ausiliarie alla fornitura dei servizi ovvero internet service provider e società che offrono infrastrutture informatiche e servizi di assistenza e consulenza informatica, studi legali, società che offrono servizi utili a personalizzare e ottimizzare i nostri prodotti, centri di servizio, società o consulenti incaricati di fornire ulteriori servizi al Titolare del trattamento, nei limiti delle finalità per le quali sono stati raccolti;
- il nostro personale dipendente, consulenti e collaboratori, purché precedentemente designati come soggetti che agiscono sotto l’autorità del Titolare del trattamento a norma dell’art. 29 GDPR;
- i nostri amministratori di sistema.
5.2 L’eventuale comunicazione dei Dati Personali dell’utente avverrà nel pieno rispetto delle disposizioni di legge previste dal GDPR e delle misure tecniche e organizzative predisposte dal Titolare del trattamento per garantire un adeguato livello di sicurezza.
6. TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI A UN PAESE TERZO
6.1 I Dati Personali potranno essere trasferiti anche al di fuori dell’Unione Europea e dell’Area Economica Europea. Nello specifico, i Dati Personali potranno essere trattati dalla società EW Innovation SHPK (“EW Innovation”), con sede in Albania, società controllata dal Titolare e che è stata appositamente nominata responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. Inoltre, EW Innovation ha nominato Edenred Italia S.r.l. suo rappresentante nell’Unione ai sensi dell’art. 27 GDPR. Il trasferimento dei Dati Personali avverrà attraverso clausole tipo di protezione dei dati (“Clausole Contrattuali Standard”) adottate dalla Commissione che garantiscono garanzie adeguate ai sensi dell’art. 46 GDPR. Per maggiori informazioni su tali Clausole Contrattuali Standard clicca QUI.
6.2 In caso di adesione al servizio di Welfare aziendale, i Dati Personali, anche particolari, potranno essere comunicati alla Cassa Easy Welfare (nel caso di attivazione del servizio inerente i rimborsi legati alle prestazioni sanitarie ai sensi del Decreto del Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali del 27 ottobre 2009) e a EW Innovation.
6.3 Il Titolare del trattamento ha valutato attentamente tutte le circostanze relative al trasferimento dei Dati Personali e, sulla base di tale valutazione, fornisce agli interessati garanzie adeguate relativamente alla protezione dei Dati Personali. È possibile ricevere maggiori informazioni e ottenere copia di tali garanzie scrivendo direttamente al DPO all’indirizzo italia@edenred.com.
7. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI
7.1 Il Titolare del trattamento intende conservare i Dati Personali per un arco di tempo non superiore rispetto a quello necessario per il conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e trattati. Pertanto, conserveremo i Dati Personali per tutto il tempo in cui avrà un contratto in essere con il Titolare o avrà un account attivo su una delle nostre piattaforme. Alla scadenza del rapporto contrattuale, i Dati Personali saranno conservati secondo i termini dettati dalle leggi applicabili in materia.
7.2 In merito al trattamento dei Dati Personali per le finalità di marketing diretto, il Titolare ha stabilito di provvedere alla cancellazione di tali dati allo scadere di 24 mesi dalla loro registrazione.
7.3 In merito agli altri dati personali, non potendo determinare con precisione il periodo di conservazione dei Dati Personali, il Titolare del trattamento si impegna fin da ora ad ispirare il trattamento dei Dati Personali ai principi di adeguatezza, pertinenza e minimizzazione, verificando periodicamente la necessità della loro conservazione. Pertanto, una volta raggiunte le finalità per le quali sono stati raccolti e trattatati, li rimuoveremo dai nostri sistemi e registri e/o prenderemo le opportune misure per renderli anonimi, così da impedire che Lei possa essere identificato.
7.4 Ciò, fatto salvo il caso in cui avremo bisogno di mantenere tali dati per adempire ad obblighi normativi, oppure per accertare, esercitare o difendere un nostro diritto in sede giudiziaria.
8. I VOSTRI DIRITTI
In relazione al trattamento dei Dati Personali, ai sensi del GDPR, avete il diritto di:
- revocare il consenso al trattamento in qualsiasi momento. Occorre evidenziare, tuttavia, che la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca, così come previsto dall’art. 7, comma 3, GDPR;
- chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai Dati Personali, così come previsto dall’art. 15 GDPR;
- ottenere dal Titolare del trattamento la rettifica e l’integrazione dei Dati Personali ritenuti inesatti, anche fornendo una semplice dichiarazione integrativa, così come previsto dall’art. 16 GDPR;
- ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione dei Dati Personali qualora sussista anche solo uno dei motivi previsti dall’art. 17 GDPR;
- ottenere dal Titolare del trattamento la limitazione del trattamento dei Dati Personali qualora ricorrano una delle ipotesi previste dall’art. 18 GDPR;
- ricevere dal Titolare del trattamento i Dati Personali che la riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico,
- richiedere al Titolare di trasmettere i Dati Personali a un altro titolare del trattamento senza impedimenti, così come previsto dall’art. 20 GDPR;
- opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi ad una situazione particolare, al trattamento dei Dati Personali svolto;
- non essere sottoposto a decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici che lo riguardino, qualora non abbia preventivamente ed esplicitamente acconsentito, così come previsto dall’art. 22 GDPR; inoltre, in relazione ad eventuali trattamenti automatizzati, Lei ha il diritto di ottenere l’intervento di una persona fisica appositamente designata dal Titolare, di esprimere la sua opinione o di contestare la decisione, così come previsto dall’art. 22, paragrafo 3 GDPR;
- proporre reclamo ad un’autorità di controllo (art. 77 GDPR) oppure adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 GDPR), qualora ritenga che il trattamento che La riguarda violi il GDPR. Il reclamo può essere proposto nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure nel luogo ove si è verificata la presunta violazione.
9. MODALITA’ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI
Potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti di cui al punto 9, inviando una e-mail all’indirizzo dpo.italia@edenred.com oppure scrivendo direttamente al titolare al seguente indirizzo: Edenred Italia S.r.l. Via G.B. Pirelli n. 18, 20124 Milano, alla c.a. della Direzione Affari Legali. In alternativa, può cliccare QUI.
10. AGGIORNAMENTO INFORMATIVA
La presente Informativa potrà essere soggetta ad aggiornamenti o modifiche, soprattutto in virtù dell’entrata in vigore di nuove eventuali direttive dell’Autorità competente. L’informativa, come di vota in volta aggiornata, sarà disponibile sul sito www.edenred.it, nell’area “Legale e Privacy”.