Lo smart working ha senza dubbio ricevuto un’impennata dovuta all’attuale emergenza sanitaria, ma questo strumento rappresenta da sempre una delle misure che aiutano i dipendenti nella gestione del tempo casa-lavoro e di eventi straordinari che richiedono una permanenza tra le mura domestiche.
L’introduzione dello smart working da parte delle aziende comporta numerosi vantaggi sia per loro stesse che per i lavoratori e si possono misurare in termini di miglioramento della produttività, riduzione dell’assenteismo e dei costi per gli spazi fisici.
Ma non solo: cerchiamo di capire in questo articolo cosa si intende per smart working nel 2021, quanto conti la flessibilità e che differenza ci sia con il lavoro agile e il telelavoro.
Stando alla definizione che ne dà il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, per smart working si intende “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro”.
Inoltre è “una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”. La definizione è contenuta su quella che è al momento l’unica legge in merito ossia la n.81 del 2017 che mette l’accento su alcune parole chiave: flessibilità organizzativa, volontarietà delle parti e uso di strumenti per lavorare in mobilità. Vale a dire computer portatili, smartphone e tablet.
Non ci sono né tantomeno ci devono essere disparità di trattamento economico tra chi lavora in ufficio e chi in modalità smart né differenze dal punto di vista normativo. Chi lavora in smart working ha la tutela in caso di infortuni e malattie professionali come ha precisato l’INPS nella circolare n.48/2017.
Le aziende per attivare lo smart working devono sottoscrivere accordi individuali che devono essere inviati presso l’apposita piattaforma informatica del Ministero del Lavoro.
Tranne per il 2020, anno in cui c’è stata una deroga a tali accordi individuali dovuta all’emergenza e contenuta in 2 DPCM (Decreto Presidenza Consiglio dei Ministri) e che continua per tutto il 2021, come precisato nel cosiddetto Decreto Proroghe, vale a dire il Decreto Legge n.56 del 30 aprile 2021.
Questa “deroga” ha portato molte aziende ad attivare lo smart working per garantire la produttività durante l’emergenza, come dimostra la ricerca dell’Osservatorio del Politecnico che fornisce i numeri dello smart working in Italia.
Alla luce del fatto che, come dicevamo, lo smart working per molti è coinciso con il telelavoro, pensiamo sia però doveroso fare delle differenze.
Lavoro agile e smart working vengono utilizzati spesso come sinonimi e nella legge sopracitata per esempio si utilizza la definizione “all’italiana” anziché quella “all’inglese”.
Sarebbero quasi sinonimi anche se lavoro agile richiama sostanzialmente alla metodologia Agile: questa prevede nel campo dell’informatica che si creino in modo facile team multidisciplinari che si adattano di volta in volta al contesto per concretizzare il progetto. Si parte da un’impostazione meno gerarchica ma più orizzontale e su un modo diverso di organizzare il lavoro: agile per l’appunto.
Questo per dare una spiegazione piuttosto sintetica e per dire che agile working e smart working non sono per forza la stessa cosa, ma hanno quella sfumatura di significato che li rende leggermente diversi. Usare l’uno anziché l’altro è comunque “tollerato”.
La vera differenza invece consiste tra lo smart working e il telelavoro. Quest’ultimo infatti non prevede tanto la flessibilità e non dà così importanza al lavorare per obiettivi come avviene ma è un’alternativa “casalinga” al lavoro in ufficio. In genere dunque c’è una postazione di lavoro fissa e stabilita a priori ed è quella di casa.
Per poter permette di lavorare in modalità agile, bisogna introdurre nuove modalità della gestione delle attività così da poter permettere la flessibilità di orario.
In generale, lasciare al dipendente un buon margine di libertà sulla gestione del proprio orario di lavoro, sempre compatibilmente con le esigenze produttive dell’azienda, molto spesso dà il risultato di aumentare la sua produttività. I dipendenti “liberati” da orari rigidi usano più facilmente in maniera ottimale il loro tempo lavorativo.
La flessibilità di orario e la possibilità di lavorare da casa semplifica la vita al dipendente, eliminando lo spostamento casa-lavoro e facilitando la gestione della vita familiare in caso di bimbi piccoli o cari che necessitano di cure.
Nella gestione del tempo c’è chi poi sta sperimentando soluzioni molto innovative, come le “banche del tempo” in cui un dipendente può anche mettere a disposizione di un collega, sotto forma di permessi, alcune ore lavorative, pienamente pagate. Una misura di questo tipo è pensata in particolare per quei dipendenti che abbiano situazioni personali o familiari che richiedono permessi aggiuntivi.
Per scegliere le misure da proporre è necessario partire dalla valutazione delle esigenze della platea dei dipendenti. Sono elementi che si possono raccogliere attraverso focus group e questionari interni all’azienda, ma in ogni caso si può partire da alcune indicazioni di massima, dettate da alcuni elementi comuni e imprescindibili.
Le iniziative di lavoro agile come lo smart working hanno ormai dimostrato i loro vantaggi per la gestione del work-life balance e la flessibilità di orario e luogo di lavoro. Inoltre risultano attualmente soluzioni e strumenti indispensabili: aiutano le aziende a prendersi cura delle proprie persone, assicurando continuità operativa e sostenendo il welfare state.
