Cosa sono i flexible benefit e perché inserirli in un piano di welfare aziendale

Tra i benefit aziendali un ruolo sempre più importante lo giocano i flexible benefit ossia quei benefit flessibili che un’azienda può prevedere all’interno del proprio piano di welfare aziendale. 

Non si tratta di una retribuzione vera e propria, ma di un modo per far stare meglio i propri dipendenti e dare la possibilità di scegliere, tra un paniere di beni e servizi, quelli che possono fare al caso loro.

C’è da dire che nonostante il loro ruolo importante all’interno del welfare aziendale non sono sempre utilizzati dalle aziende. 

Stando infatti all’Osservatorio Easy Welfare di Edenred, pubblicato nel marzo 2021, i flexible benefit vengono scelti in particolare nel settore industria e manifattura e questo grazie anche alla quota pro capite di 200 euro prevista dal CCNL metalmeccanici che è stata confermata anche nell’accordo contrattuale 2021-2024. E questa quota, secondo la ricerca di Edenred, rappresenta il 45% di tali misure. 

Al momento, quella dei flexible benefit è una strada percorsa in particolare da medie e grandi imprese, sebbene sia un trend in crescita anche per le più piccole e questo grazie all’apporto delle piattaforme com’è per esempio Easy Welfare di Edenred.

Vediamo adesso cosa si intende per flexible benefit, come funzionano e i vantaggi di inserirli in un piano welfare.

Quando si parla di flexible benefit si intende quella serie di beni o servizi che un’azienda può decidere di mettere a disposizione di propri dipendenti oltre alla normale retribuzione aziendale. 

Non sono previsti carichi contributivi e impositivi, ossia godono di un regime fiscale agevolato, e questo ha come naturale conseguenza il fatto di aumentare il potere d’acquisto del dipendente, oltre che migliorare la qualità della sua vita.
Inoltre, lato azienda, offrire dei flexible benefit può essere un ottimo modo non solo per dare un proprio contributo alla gestione del work-life balance, ma anche in ottica di talent retention (trattenere i talenti ed evitare che si guardino altrove) e di employer branding (essere un luogo dove tutti vorrebbero lavorare). 

Offrire infatti corsi di lingua, borse di studio, forme di previdenza complementare – solo per fare qualche esempio – infatti vuol dire dare la possibilità ai lavoratori di avere un budget da spendere in beni o servizi e di utilizzarlo liberamente. Vuol dire comprendere i bisogni di persone che lavorano da tanto o da poco tempo nella tua azienda e dare il proprio contributo a sostenere la propria famiglia e a migliorare la propria vita.

Qualche esempio di flexible benefit? Lo sono i corsi di lingua, di formazione, le borse di studio per i figli, le polizze sanitarie, gli abbonamenti per i mezzi pubblici ma anche gli abbonamenti al cinema e ai teatri, i viaggi, le palestre e così via. 

Stando all’Osservatorio Edenred – svolto su un campione di oltre 3000 aziende che hanno utilizzato Easy Welfare Edenred nel 2020 – questa è la composizione della spesa dei flexible benefit:

• al primo posto i fringe benefit 30,1%, 
• al secondo posto l’istruzione 28,3%
• al terzo posto l’area ricreativa 15%, 
• al quarto posto la previdenza integrativa complementare 13,7%
• al quinto l’assistenza sanitaria 8,9%. 

Per area ricreativa, come si può intuire, si intende l’offrire occasioni di svago fisico e mentale (teatri, cinema, terme, palestre) mentre nei fringe benefit rientrano le carte prepagate per spesa, carburante, shopping, elettrodomestici.

Ma come, all’atto pratico, funzionano i flexible benefit? Intanto c’è da dire che, come datore di lavoro, se deciderai di integrarli nel tuo piano di welfare aziendale, potrai predisporli per tutti i dipendenti. 

Ogni dipendente potrà scegliere, in base all’importo erogato dall’azienda, i flexible benefit più adatti alle sue esigenze che potranno essere concessi mediante erogazione diretta o tramite rimborsi.

Proprio per questa libertà di scelta del dipendente da un paniere di servizi, come se si fosse in un certo senso al supermercato, a volte i flexible benefit vengono definiti “carrello della spesa del dipendente”.

Da sapere: non possono essere disciplinati all’interno del contratto individuale, ma possono essere erogati come liberalità aziendale. 

Questo a meno che non siano esito di una contrattazione collettiva – come il caso dei CCNL metalmeccanici – o di accordi aziendali con i sindacati. 

In questo secondo caso, l’accordo può riguardare puramente l’inserimento di misure di welfare dovute al fatto che i flexible benefit non sono disciplinati dal CCNL di riferimento e i sindacati vogliono puntare su questo aspetto. Altrimenti l’accordo può prevedere che ai dipendenti sia concessa la possibilità di scegliere se convertire il premio di risultato in flexible benefit. Tale conversione può essere totale o parziale.

I flexible benefit poi possono essere inseriti nel piano di welfare aziendale per via di accordi territoriali o interconfederali, quando cioè sono stipulati tra le confederazioni sindacali dei lavoratori e quella dei datori di lavoro per esempio, e a prescindere dal settore di appartenenza.

Quanto alla normativa che regola i flexible benefit, dal punto di vista fiscale è il TUIR (Testo Unico sulle Imposte sui Redditi) e in particolare l’articolo 51 che, ai commi 2, 3 e 4, individua le varie categorie di servizi, le soglie di esenzione e i tassi di esclusione della tassazione riguardo alle agevolazioni per i dipendenti del settore previsto.

Danno ulteriori chiarimenti le Circolari n.28/E del 15 giugno 2016 e la n.5/E del 29 marzo 2018, entrambe dell‘Agenzia delle Entrate relativamente alla Legge di Bilancio del 2016, del 2017 e del 2018 che sono fortemente intervenute in merito ai flexible benefit e ai premi di risultato.

All’interno dei flexible benefit si possono inserire altri benefit per i quali non si gode del tutto del regime fiscale agevolato. Cosa intendiamo dire? È il caso dei buoni acquisto che, dal punto di vista fiscale, essendo dei fringe benefit, se superano la soglia annuale dei 516,46 euro (cifra che è stata prevista per il 2021 anche dal Decreto Sostegni, mentre di norma è 258,23 euro), rientrano nel reddito del dipendente che quindi dovrà pagarci le tasse.

Anche i buoni pasto possono far parte dei flexible benefit, e cioè possono essere scelti dal dipendente, seppur nei limiti previsti giornalieri per persona, vale a dire di 4 euro, se sono cartacei, di 8 se digitali, come è stato previsto a partire dall’1 luglio 2019.

Quanto abbiamo detto finora, fa emergere dunque la particolarità dei fringe benefit. Spesso si parla di differenza ma in realtà non c’è una reale diversificazione perché l’uno fa parte dell’altro. 

I fringe benefit – i cosiddetti beni accessori – hanno la soglia di esenzione che abbiamo appena detto e non devono essere riconosciuti necessariamente alla totalità o a categorie omogenee di dipendenti.  Possono infatti essere disciplinati anche all’interno del contratto individuale e diventare così a tutti gli effetti parte della retribuzione del dipendente.

I vantaggi dei flexible benefit sono diversi sia per l’azienda che per il dipendente.

Vediamoli in dettaglio.

Per un o una dipendente questi sono i principali vantaggi dei flexible benefit:

• libertà di scelta da un paniere di beni e servizi a seconda delle proprie esigenze;
• si tratta di benefit per lo più esentasse pertanto aumentano il potere d’acquisto;
• possono essere erogati direttamente dall’azienda o a rimborso;
• migliorano la qualità di vita offrendo dei servizi cui magari non si penserebbe di acquistare (abbonamento ai teatri, terme, ma anche la previdenza complementare);
• aumentano le possibilità di dedicare del tempo a se stessi;
• si tratta di benefit di cui godono anche i familiari.

Per quanto riguarda l’azienda, ecco alcuni vantaggi dell’inserire i flexible benefit nel piano di welfare aziendale:

• miglioramento del clima aziendale e aumento della soddisfazione dei lavoratori;
• rendere l’azienda più attrattiva nei confronti dei candidati (employer branding);
• trattenere i dipendenti e farli sentire più considerati all’interno dell’azienda (talent retention e riduzione del turn over del personale);
• aumento della produttività;
• risparmio sui costi.

Un ulteriore vantaggio anche se può sembrare di meno conto: in caso di aziende medio piccole, offrire abbonamenti a teatri, cinema o palestre può voler dire, specie se i dipendenti vivono nella stessa comunità, creare occasioni in cui si possano incontrare o magari possano fare attività insieme extra lavorative.