Buoni pasto: tutto quello che devi sapere per utilizzarli al meglio

Il buono pasto è oggi la soluzione per la pausa pranzo più utilizzata in Italia grazie alla sua convenienza e semplicità di utilizzo.

A introdurlo per la prima volta in Italia è stata proprio Edenred, prima con la versione cartacea nel 1976 e in formato digitale poi nel 1994.

Vediamo in questo articolo quali sono le caratteristiche dei buono pasto, come funzionano, quante tipologie esistono, i vantaggi fiscali e la normativa che li regola.

I buoni pasto sono stati ideati per fornire ad aziende, ditte individuali e liberi professionisti la possibilità di avere una corretta alimentazione anche al lavoro, beneficiando di numerosi vantaggi fiscali.

Sono, quindi, una soluzione completa che consente alle aziende di aumentare il potere d’acquisto dei dipendenti con limitata incidenza sui costi e permette a liberi professionisti e partite IVA, anche senza dipendenti, di scaricare le spese sostenute per alimenti e bevande.

Hanno caratteristiche differenti in base al formato (cartaceo, elettronico, da app) e al valore.
Se nel dettaglio di questi aspetti entreremo tra poco, spieghiamo subito come funzionano e come utilizzarli.

Il sistema dei buoni pasto non è particolarmente complesso: sono le aziende o gli enti pubblici che li ordinano e li acquistano dalle società che li emettono, come per esempio Edenred, e li consegnano ai dipendenti – specie se si tratta di ticket cartacei.

Nel caso di ticket digitali o elettronici, invece, non c’è l’atto fisico della consegna ma viene caricata una card che può essere usata per il pranzo o la spesa (ne parleremo meglio nello spazio dedicato al buono pasto elettronico). L’alternativa è quella di utilizzare il buono pasto tramite un’app.

Una volta che li avrà ricevuti, il dipendente potrà utilizzarli in tutti gli esercizi commerciali convenzionati.

Va da sé che prima di scegliere il buono pasto per la tua azienda, è bene informarsi sulla capillarità della rete di esercizi convenzionati sul territorio.
Più sarà ampio il network, più sarà semplice usufruire, una volta acquistati i buoni pasto, di tutti i servizi e le prestazioni sottese.

La spendibilità è un aspetto molto importante sia per l’azienda che per il dipendente.
Immagina che un lavoratore con una sola ora di pausa pranzo debba girare intorno all’ufficio per trovare un ristorante che accetti i buoni pasto: sarebbe davvero una scocciatura.

Così come potrebbe esserlo il fatto che stia lavorando in smart working o dovesse girare in lungo e largo, impiegherebbe il suo tempo libero a cercare un posto adatto invece di rilassarsi e consumare un pasto piacevole.

Ecco perché la rete di esercizi convenzionati è importante: nel caso dei Ticket Restaurant di Edenred, per esempio, il dipendente potrà utilizzarli in oltre 150.000 esercizi convenzionati.

Tra questi: bar, ristoranti, tavole calde così come negozi di generi alimentari e supermercati che ovviamente facciano parte della rete di affiliati.

Quali supermercati accettano i buoni pasto? Nel caso dei Ticket Restaurant®, ci sono Carrefour,Conad, Coop, Crai, Esselunga, Eataly, Il Gigante, Pam e tanti altri.

Come accennavamo, i buoni pasto si presentano in diversi formati.
Eccoli in dettaglio:

• buoni pasto cartacei: voucher cartacei consegnabili direttamente in cassa per nei vari esercizi convenzionati. Vengono dati fisicamente al dipendente;
• buoni pasto elettronici: buoni pasto utilizzabili sia tramite tessera elettronica sia da smartphone tramite app;
• buoni pasto digitali: buoni pasto utilizzabili esclusivamente da smartphone tramite app.

Come si può intuire, i buoni pasto elettronici sono l’evoluzione del buono pasto cartaceo. Sono leggibili dai vari POS grazie al chip e alla banda magnetica e il dipendente ha diritto a utilizzare l’importo corrispondente al valore facciale del buono pasto stesso.

Chiarite le differenze, perché conviene passare al formato elettronico e digitale? Per una serie di motivi, tra questi il fatto che si riesce a utilizzare questi formati in maniera più semplice e immediata rispetto alla versione cartacea.

Inoltre, pensa a tutte le volte che un dipendente si dimentica i buoni pasto a casa: con la versione elettronica o digitale può avere una tessera da tenere sempre con sé nel portafoglio e, nel caso dei buoni digitali, non serve altro che lo smartphone.

Altri vantaggi riguardano poi una maggiore sicurezza, grazie alla possibilità di bloccare immediatamente la carta e recuperare i buoni residui, ottimizzazione dei costi di spedizione e gestione, nonché maggiore flessibilità tramite utilizzo su più device.

Lato risorse umane, poi, scegliere il buono pasto elettronico permette di evitare la cosiddetta distribuzione fisica ogni mese dei ticket. In questo modo si procede agli ordini con un caricamento massivo.

Tempo risparmiato, non trovi?

La normativa per i buoni pasto prevede ampi vantaggi fiscali e gestionali a tutti i possessori di partita IVA, i liberi professionisti e aziende.

A regolare i buoni pasto sono essenzialmente il Decreto legislativo n. 50 del 2016 con l’articolo 144 e soprattutto il già citato Decreto ministeriale n.122 del 2017 che stabiliscono a chi spettano i buoni pasto oltre alle caratteristiche che devono avere sia le società di emissione che gli esercizi commerciali.

Ad avere diritto ai buoni pasto sono:

• lavoratori con contratto di subordinazione full time o part time e questo anche se l’orario giornaliero non prevede una pausa pranzo;
• chi ha un rapporto di collaborazione continuativa con l’azienda come lavoratori a progetto.

Questo perché si pensa che, durante la sua giornata lavorativa, il dipendente deve poter fare una pausa pranzo per essere proficuo sul lavoro.

I buoni pasto possono essere previsti anche per chi lavora per un’azienda senza essere di fatto presente, ossia in smart working o in modalità remote working.

Sull’importanza di dare i buoni pasto, specie in un periodo come quello che stiamo vivendo, in cui molti lavoratori sono in smart working abbiamo dedicato un articolo dal titolo Buoni pasto e smart working: perché è importante riconoscerli ai dipendenti.

Un articolo in cui proviamo a spiegare come i buoni pasto siano un sostegno al reddito importante, così come alle famiglie e posssano dare il loro contributo alla ripresa economica.

Ecco quali sono i vantaggi fiscali dei buoni pasto:

• per le aziende: voucher 100% deducibili e IVA detraibile al 4%;
• per liberi professionisti e ditte individuali: voucher deducibili al 75% e IVA detraibile al 10% fino a un importo massimo pari al 2% del fatturato.

Per i liberi professionisti il buono pasto rappresenta inoltre una soluzione semplificata per la gestione dei costi, in quanto permette di dedurre tutte le spese tramite un’unica fattura.

Scegliere Ticket Restaurant® dà poi un vantaggio in più sia alle aziende che ai freelance: un consulente commerciale dedicato.

Lato utilizzatori, il buono pasto non costituisce reddito di lavoro dipendente, fino all’importo complessivo per persona al giorno di:

• 8 euro per il formato elettronico (tessera elettronica o da app)
• 4 euro per il formato cartaceo (carnet cartaceo)

Il buono pasto è più conveniente di un’indennità di mensa, anche quando quest’ultima è esentasse: i casi in cui l’indennità non è tassabile sono limitati come ad esempio il caso dei lavoratori dei caselli autostradali.

Inoltre, come abbiamo visto, l’uso di un prodotto elettronico rispetto a uno cartaceo, dà maggiori benefici fiscali.

Hai ancora qualche dubbio riguardo alla convenienza e ai vantaggi dei buoni pasto? Fai una prima valutazione sui costi grazie al nostro simulatore online.

Inserendo il numero di dipendenti e il valore del buono pasto, potrai conoscere quali sono i vantaggi per la tua azienda e il valore reale per il dipendente.

Il buono pasto è una soluzione estremamente flessibile: è adattabile a ogni esigenza e per questo motivo il suo valore può essere scelto liberamente da ogni singola azienda o libero professionista.

Non presenta inoltre, vincoli in merito a quantitativi minimi né ordini fissi al primo acquisto e per gli ordini successivi

L’usabilità del buono pasto può variare in base alla scelta del fornitore e alla rete network di esercenti partner. Spesso vengono rese disponibili piattaforme ad hoc per consultare la lista degli esercizi che aderiscono al circuito o funzioni specifiche su app, così da rendere maggiormente fruibile il servizio per il beneficiario.

La gestione dei buoni pasto è semplice, intuitiva e rapida soprattutto in caso di card elettroniche e buoni gestibili da app. Utilizzando strumenti come siti, portali e app dedicate, le transazioni saranno più semplici ed immediate.